HALO, readers! Kyaaa senang sekali akhirnya aku bisa menyapa kalian, walaupun hanya lewat satu blogpost ringkas ini. Kali ini aku ingin bercerita tentang pengalamanku membuat visa Schengen lewat Belanda. Semoga blogpost ini jadi pembuka jalan untuk pos-pos selanjutnya yaa... alias LIN AYO JANGAN MALAS NULIS BLOG DI 2026! Hahaha *cubit diri sendiri*
Tujuan utama membuat visa Schengen tahun ini adalah early spring trip ke Belanda. Lho??? Kan udah pernah ke Belanda? Iya memang sudah pernah, tapi tahun ini ada yang spesial... Kakak ikut menemani aku dan Mama! Selain Belanda, kami juga akan mengunjungi dua negara Eropa lainnya. Nanti aku cerita lebih detil ya di blogpost khusus trip review Euro Trip 2026 😉
Salah satu hal yang mencolok perbedaannya adalah biaya jasa pengurusan visa oleh VFS Global harus dibayar di muka, alias aku harus mentransfer sejumlah uang terlebih dahulu baru bisa membuat jadwal pertemuan aplikasi visa. Hal-hal lainnya? Akan kubahas lebih lanjut di bawah yaa.
Langkah pertama dari pendaftaran visa Schengen Belanda, adalah membuka situs VFS Indonesia. Kedua, buatlah akun untuk mengisi formulir pendaftaran di situs: https://consular.mfaservices.nl/schengen-visa/short-stay. Ini khususnya untuk visa tourism short stay yah. Setelah mengisi lengkap formulir, barulah pesan appointment atau janji temu di situs: https://visa.vfsglobal.com/idn/id/nld/book-an-appointment. Teman-teman yang sudah berpengalaman mengisi formulir visa, tentu tidak akan kesulitan.
Dokumen yang aku siapkan adalah:
- Formulir aplikasi visa. Diisi secara online di situs VFS, cetak di kertas A4, lalu tuliskan tempat & tanggal serta bubuhi tanda tangan di kolom paling akhir.
- Reservasi tiket pulang-pergi Jakarta ke wilayah EU. Jika kalian punya tiket kereta, bus, atau pesawat selama di dalam wilayah EU, akan lebih baik untuk bahan pertimbangan Kedubes.
- Reservasi hotel selama berada di wilayah EU. Pastikan bisa menunjukkan bukti book penginapan untuk setiap malam, atau bukti tiket bus/kereta jika melakukan overnight trip.
- Itinerary alias daftar lengkap perjalanan selama di EU. Susunlah secara lengkap per hari walaupun belum detil hingga jam-nya. Ini menunjukkan bahwa kita sudah merencanakan perjalanan dengan terstruktur bukan sekadar asal-asalan.
- Asuransi perjalanan (travel insurance) bagian 'akad' saja tanpa polis.
- Surat Referensi Bank (Bank Reference) dalam Bahasa Inggris. Untuk dokumenku, aku membuat referensi ini di Bank BRI yang memang jadi rekening gaji dari kantor. CS bank meminta Surat Permohonan Pembuatan Surat Referensi Bank (contohnya banyak tersebar di Google), KTP asli, dan biaya pembuatan sebesar Rp155.000. Prosesnya bisa hanya beberapa jam, bisa juga beberapa hari tergantung hadir atau tidaknya pejabat tinggi bank yang harus menandatangani surat itu.
- Mutasi rekening bank 3 bulan terakhir. Aku mencetak mutasiku di Bank BRI dan dikenakan biaya Rp5.000 per lembar. Pastikan CS men-cap setiap lembar mutasinya.
- Surat Keterangan Bekerja dari kantor (Work Reference) atau "Certificate of Employment" dalam Bahasa Inggris. || Dalam hal kalian tidak bekerja, bisa gunakan dokumen lain sebagai bukti adanya keterikatan dengan Indonesia sehingga kalian pasti pulang. Bisa juga melampirkan Surat Sponsor (Letter of Sponsorship) dari orang tua atau suami.
- Slip gaji atau Surat Keterangan Penghasilan 3 bulan terakhir dalam Bahasa Inggris.
- Fotokopi KTP dan Kartu Keluarga beserta translasi sederhana (Tidak harus sworn translator)
- Paspor asli dan fotokopi lembar ID yang paling depan. Apakah perlu sertakan paspor lama? Boleh dibawa, tapi tidak akan diambil oleh Petugas Loket jadi opsional saja.
- Cover Letter alias surat penjelasan pribadi dari kita tentang alasan perjalanan. Pada dasarnya, di surat ini kita menyampaikan statement bahwa akan kembali pulang ke Indonesia dan tidak akan overstay di Eropa. Aku pribadi menyusun ini karena ingin meminta multiple entries visa. Di surat ini aku lampirkan juga foto-foto visa Schengen-ku sebelumnya.
- Lembar konfirmasi janji temu (Appointment Confirmation) yang kita terima setelah men-submit pengajuan visa di situs Vfs. Ini juga dikirimkan via email.
Nah, satu perbedaan lagi yang kutemukan di VFS: tidak perlu pasfoto! Jadi satu-satunya foto yang dibutuhkan adalah foto on the spot saat sesi pengambilan biometrik di kantor VFS. Aku pun baru terinfo soal ini saat hari-H di loket. Rencana awalku adalah kami bertiga mengambil foto langsung di kantor VFS. Memang harganya akan lebih mahal daripada berfoto di studio, tapi ada risiko salah ukuran atau proporsi, atau errors lainnya. Syukurlah kami tidak perlu mengeluarkan biaya sama sekali untuk pasfoto pada akhirnya.
----
Hari-H aplikasi visa
VFS berada di Kuningan City yaitu salah satu pusat perbelanjaan di daerah Kuningan-Kasablanka. Kuncit berada tepat setelah ITC Kuningan dan Mall Ambassador, serta satu kompleks dengan AXA Tower. Halte Transjakarta terdekat adalah Kuningan 18 yang salah satunya dilewati jalur 6D.
Saran: pilihlah waktu pertemuan paling pagi. Khususnya di musim liburan seperti ini, panjangnya antrian akan cukup berpengaruh. Misal, kami yang punya appointment pukul 10.30, memang bisa masuk ke ruangan tepat waktu. Namun nyatanya, petugas loket baru memanggil nomor urut kami pada pukul 11.30, karena banyaknya applicants di waktu sebelumnya yang belum dipanggil.
Begitu tiba di lantai dua Kuningan City, tinggal cari kantor "VFS" yang terletak di sebelah English First (EF). Cukup banyak orang mengantri di luar kantor, menunggu waktu appointment mereka, jadi kalian akan mudah menemukan area ini.
15 menit sebelum waktu appointment alias pukul 10.15 WIB, kami diperbolehkan masuk lewat pintu bertulisan "Entrance" → mengikuti alur queue line → melewati metal detector yang diawaki 2 satpam → menyerahkan lembar jadwal pertemuan kepada petugas → menerima kertas nomor antrian → masuk ke dalam ruangan pengurusan visa. Untuk visa Schengen-Belanda, loketnya berada di ujung terjauh ruangan. Saat berjalan masuk aku bisa melihat antrian di loket-loket lain seperti Austria, Ceko, Denmark, Jerman, hingga Norwegia.
 |
| Ruangan VFS yang terbagi dalam loket-loket sesuai negara tujuan source: Facebook Kedubes Jerman di Indonesia |
Oh ya, berbeda dengan TLS Prancis, di VFS ini kita tidak perlu menitipkan tas dan ponsel ke loker. Kita diperbolehkan membawa tas ke dalam (maksimum seukuran kabin pesawat), tapi tetap diminta agar ponsel diatur ke mode senyap agar tidak mengganggu ketenangan di ruangan. Tapi menurut aturan di situs VFS Jakarta, laptop tidak boleh dibawa masuk, dan seingatku sih memang tidak ada yang buka laptop di dalam. Jangan lupa cek situsnya dulu ya sebelum datang, karena VFS Jakarta tidak menyediakan loker atau penitipan barang lain.
Secara total, aku menghabiskan waktu 1,5 jam di VFS, dengan lebih lama waktu menunggu antrian daripada proses pengecekan berkas hingga rekam biometrik.
 |
| Notifikasi email sepulangnya dari VFS |
Menurut Mbak Petugas Loket, proses visa Schengen di Kedubes Belanda rata-rata membutuhkan waktu 45 hari, jadi harap sabar menunggu. Aku mengangguk tanda paham, karena memang informasi ini sudah tersebar juga di grup backpacker Facebook, dan kalau tidak salah juga tertera di situs VFS sih.
----
Memantau proses aplikasi lewat situs
Aku mencantumkan email Mama dan Kakak di aplikasi visa masing-masing, jadi mereka juga bisa ikut memantau perkembangan proses aplikasi visa kami. Oh iya, selain pantau perkembangan progress visa lewat email, readers juga bisa melacak secara daring lewat situs VFS ya.
 |
| Notifikasi email "Ready for collection" |
Aku yang paling pertama menerima notifikasi "Ready for collection" pada tanggal 19 Februari. Lalu disusul Mama pada tanggal 23 Februari, sedangkan Kakak masih belum juga menerima email itu. Tapi setelah aku cek di situs VFS, rupanya paspor Kakak sudah bisa dijemput.
----
Penjemputan visa
Selasa, 24 Februari 2025, sebelas hari setelah hari pengajuan, aku berangkat ke Kuningan City. Waktu pengambilan paspor di VFS dimulai dari pukul 14.00 s.d. 16.00 WIB, dengan membawa bill/nota yang diterima saat appointment, serta Surat Kuasa Ambil Paspor (jika diwakili oleh non-keluarga) atau copy Kartu Keluarga saja (jika diwakili oleh anggota keluarga). Aku menunggu dari pukul 14.18 WIB dan selesai pukul 15.05 WIB, hampir 50 menit, karena masih ada antrian pelamar visa.
Syukurlah, aplikasi visa kami bertiga lolos. Semua rasa khawatir, deg-degan, dan upaya menyiapkan dokumen pun terbayar lunas. Kini kami bisa fokus menyiapkan tiket-tiket bus dan kereta serta mematangkan rencana perjalanan.
Terima kasih sudah mampir, readers! Semoga proses pembuatan visa dan rencana perjalanan ke Schengen kalian juga berjalan lancar ya :)
0 testimonial:
Post a Comment